ثبت نام، پذیرش و تردد مدعوین اموری هستند که می بایستی در کمال نظم و آرامش انجام شوند، چراکه در غیر اینصورت مدعوین در بدو ورود ذهنیت نامناسبی از همایش پیدا خواهند کرد.
با توجه به تعداد حاضرین، لازم است نیروی انسانی مناسب همراه با نرم افزارها و سخت افزارهای ویژه ای برای ثبت نام در نظر گرفته شود.
به منظور پیش گیری از ازدهام، توصیه می شود پیش از آغاز همایش اطلاعات جمع بندی و مورد پردازش قرار گیرد. استفاده از ثبت نام اینترنتی و صدور کارت های هوشمند مواردی هستند که برگزارکنندگان همایش و نمایشگاه ها را در مدیریت امور، استخراج آمارهای سودمند و تهیه گزارشات یاری می رساند.
به یاد داشته باشید اطلاعاتی که از این طریق بدست می آید، برای استمرار ارتباط با مدعوین و سایر موارد نیز بسیار ارزشمند خواهد بود.
در صورت تجهیز کارت مشارکت کنندگان به بارکد و تراشه هوشمند و همچنین طراحی سامانه اتوماسیون علاوه بر حضور و غیاب، انجام امور دیگری مانند مدیریت توزیع پکیج، هدایا، پذیرایی، گواهینامه ها و غیره نیز طی همین فرآیند به شکل مطلوبی قابل انـجام است.
